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          1. 聯系我們

            聯系人: 蔣先生
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            訊威塑膠廠文件與質量記錄控制程序

            發布時間:2011-5-16

            深圳寶安訊威塑膠廠文件與質量記錄控制程序
            版 本 變 更 記 錄
            版本
               
            批 準
            生效日期
            1.0
            2.0
             
             
            新版發行                                             
            4.2 3)條中增加同一名稱表單不同格式的編號方法。
            董事長
            2008年10月1日
            2009年12月1日
             
             
            審核:
            批準:
             
            1.0 目的
            規範質量管理體系文件,確保文件的制訂、修改、審批、發行、回收、標識、保存、廢除等各環節得到有效控制;包括規範質量記錄的填寫、標識、保存、查詢、銷毀等控制。
            2.0 範圍
            適用本廠質量管理體系所有相關文件(含外來文件)及質量記錄的管理。
            3.0 職責與權限
            3.1管理者代表:負責組織相關部門建立質量管理體系文件,並按規定組織相關部門對體系文件進行評審與更新。
            3.2文控中心
            1)   負責管理質量管理體系文件,監督各部門對文件、質量記錄的管理是否符合規定要求。
            2)   負責建立文件檔案,發放、回收、保存,作廢文件及保持相關記錄。
            3.3相關部門
            1)   負責建立各過程的質量管理體系文件、遵照相關文件規定執行。
            2)   負責本部門文件的管理和質量記錄的填寫、裝訂、標識、貯存、銷毀等管理。
            4.0 程序內容
            4.1 文件分類:質量管理體系文件分為以下4類,外來文件按本規定管理,文件架構如下:
            A.   一級文件:質量手冊;   
            B.   二級文件:程序文件;
            C.   三級文件:作業指導書,包括行業/國家標準、圖紙、工藝文件、外來文件等;
            D.   四級文件:表單
            4.2 文件編號如下
            文件類別
            編碼方式
             
            一級文件
            工廠代號-QM/01
            1)     工廠代號為HX。
            2)     部門代號:用部門名稱拼音的前2個字的第一個字母表示,如有同音則用最具代表性的拼音代替。如品管部PG,採購部CG,工程部GC,倉庫部CK,生產部SC,業務YW,行政部XZ…。
            3)     二、四級文件流水號自01、02、03…依次類推;當同一名稱表格在不同部門之間使用不格式時,在流水號後再增加流水號01、02、03…
            4)     三級文件,包括外來文件,流水號自001、002、003…依次類推(工藝文件無流水號)。
            5)     為了使文件便於查找與檢索,質量管理體系文件的原件由文控中心歸檔、分類,由文控員統一編號;工藝文件由編制部門編號,歸檔保存。
            二級文件
            工廠代號-QP-流水號
            三級文件
            作業指導類:WI-部門代號-流水號
            工藝文件類:WI-貨號/版本
            四級文件
            QR-條款號-流水號/版本
            外來文件
            工廠代號-WL-流水號/版本
             
            以上一、二、三級文件版本(工藝文件除外):以阿拉伯數字表示,自1.0開始,依次為2.0、3.0…10.0超過10.0,版本重新從1.0開始;工藝文件、表單的版本從A,B,C…類推;若外來文件本身有編號及版本號,可直接沿用;若無則依照上表。
            4.3 體系文件的制訂、審核和批準
            4.3.1質量管理體系文件由ISO專員或指定人員編制,按下表要求進行審批後,交文控人員控制發行。
            文件類別
            文件編制
            文件審核
            文件批準
            質量手冊
            ISO專員
            管理者代表
            董事長
            程序文件
            ISO專員
            管理者代表
            董事長
            作業指導書
            指定人員
            部門負責人
            管理者代表
            工藝文件
            指定人員
            指定人員
            部門負責人

            4.4 文件的有效性標記識別:文件在控制過程中分別用紅色的受控文件/不得轉印、外來文件、文件作廢等印章來識別文件的控制狀態(工藝文件用部門負責人簽名和版本來識別)。一、二級文件需提供給外部機構,蓋紅色的“參考文件”印章,不需控制版本。
            4.5 文件的控制
            4.5.1文控中心建立一、二、三級文件的《文件清單》進行控制,其他各部門的工藝文件自行建立文件目錄管理。當文件的版本有變動時,需及時更新《文件清單》。
            4.5.2文件(紙質)的管理分為正本(列印原稿)和副本(複印稿),正本經審批後由文控中心保留(工藝文件正本由制定部門保存);副本發放給各相關部門。
            4.5.3質量手冊、程序文件、作業文件可以文稿形式發放相關部門。若以電子文件形式發放,則設定為唯讀檔案,即相關部門人員需要查閱文件時只可查閱,不可更改。若以共用形式供各部門查閱,則規定各部門查閱的權限。
            4.6 文件的分發與回收
            4.6.1文件經審批後,文控員按文件發放範圍分發到各相關部門使用,分發文件時應填寫《文件分發/回收記錄表》記錄分發的狀況。若文件以電子文件共享使用時可不需填寫發放記錄,但應通知各部門查閱所需文件的途徑和方法,及共享權限。各部門發放工藝文件時,須填寫發放記錄。
            4.6.2文控員依據文件發放範圍分發文件給有關部門簽收,並保存簽收記錄;
            4.6.3若文件發行新版時,須將舊版回收,在《文件分發/回收記錄表》上記錄;若應回收的作廢文件已遺失,文控員應要求責任人在回收記錄上簽名確認事實;必要時以公告的形式宣佈此文件作廢。各部門負責本部門文件收發管理的,要求相同。
            4.7 體系文件修訂與評審
            4.7.1修訂時機
            l      各相關部門發現體系文件不適合現狀使用時;
            l      因組織機構變更、作業方法改變、產品新增或取消等任何因素;
            l      內審、第二、三方審核、管理評審時,提出對文件的更改要求。
            4.7.2修訂文件
            l      由提出部門填寫《文件修訂/作廢/增補發申請單》,文件修訂原則上是由文件原制訂人修訂、原審批人審批;或可指定人員修訂和審批。部門負責人確保更改內容是可行的。審批參考4.3要求。
            l      更改文件後應更新受控原件,按規定要求審批後發放,並回收舊版文件。
            4.7.3一、二、三級文件修訂時填寫《文件修訂/作廢/增補發申請單》,經審批後方可修改;已修改的文件同經審批的申請單交文控中心備案。
            4.7.4質量管理體系文件若有修改,一、二級文件修訂人員需在修訂履歷中簡要記錄修改的內容作為修訂狀態的識別,其他文件可在修訂表中記錄即可。
            4.7.5質量管理體系文件修訂時,應充分考慮文件的完整性與符合性。必要時,管理者代表應組織相關部門對體系文件的適用性進行評審更新。
            4.7.6文件經評審更新或修改後,都應視為新文件並再次批準發佈執行。
            4.8 文件增加與補發
            4.8.1相關工作崗位有擴充或使用場所需要增加文件時應提出文件補發申請,經管理者代表批準後,發放所需文件,或給予瀏覽使用權限。
            4.8.2有文件丟失時,相關部門申請補發,經管理者代表批準後發放。
            4.9 外來文件的管理
            4.9.1外來文件主要有:國家/行業的標準規範、法律法規和客戶或供方提供的標準規範、工程圖紙、有關產品質量的文件等。外來文件建《外來文件清單》進行控制,並編號或利用原文件的編號。
            4.9.2與產品質量有關的外來文件,需要時加蓋“外來文件”印章。
            4.9.3外來文件若需影印發放各部門時,必要時發放前應交管理者代表審批其適用性。填寫收發記錄。參考4.6要求。
            4.10 文件的保管、借閱:
            4.10.1質量管理體系文件一、二、三級文件的正本由文控中心負責統一歸檔保管(工藝文件由制定部門保管),一律不外借。相應文件的副本由領用部門文件管理員或使用人保管。
            4.10.2各部門需要借閱質量管理體系文件時,隻能借閱副本。借閱人應填寫《文件借閱登記表》,件管理員監督借閱人按規定期限歸還。
            4.11 作廢文件的標識與管理
            4.11.1作廢的體系文件應加蓋“文件作廢”章,在《作廢文件登記表》上登記;正本保留,作廢副本即可處理;電子檔文件需要保存在作廢文件夾。若保留作廢文件時,需在文件上標識僅供參考字樣識別,並隔離存檔。
            4.11.2體系文件作廢後,其正本都應加蓋文件作廢印章,定期銷毀。
            4.12 各部門使用受控文件注意事項
            4.12.1各部門質量管理體系文件應保持清晰,分類編號歸檔管理,以便識別和查閱,不得隨意更改、損壞或遺失。
            4.12.2各工作場所均應及時取得有效版本的文件並遵照執行。
            4.12.3部門人員不得私自影印或拷貝文件使用。
            4.12.4部門自行保管舊的工藝文件資料,保管部門負責建檔管理,分類編號歸檔,以便需用時查詢。
            4.13 質量記錄的建立與控制
            4.13.1文控中心建立《質量記錄清單,各部門建立本部門相關的記錄清單。
            4.13.2各部門在日常工作中需要新增、刪除、記錄表單時,應交管理者代表審批同意後實施,不得自行使用或更改、刪除。具體按4.7的要求執行。
            4.14 質量記錄的填寫與有效審批
            4.14.1填寫應做到清晰可辨,用鋼筆或圓珠筆填寫,不能用鉛筆或紅筆填寫。不能塗改(如誤筆,在錯誤內容上畫“/”,並簽姓名和日期)。
            4.14.2填寫時應有必需的流水編號,內容完整,以方便追溯查詢。
            4.14.3填寫好後應按策劃的規定交相關人員審批(需要時)。
            4.15 質量記錄的編號:各部門的質量記錄分類做好標識後,按一定順序(如按日期、編號等)及時存檔,以方便查閱。各部門的記錄編號:本部門自行定。以日期為重要參考依據,如表單本身已有編號:如送貨單、入庫單的NO.號,可不再編號,直接引用。
            4.16 質量記錄的貯存/查詢
            4.16.1各部門將質量記錄按內容進行分類整理,按記錄形成的時間裝訂成冊存檔。以電子檔保存的記錄,可存在專用的文件夾,並標識清楚,定期備份。
            4.16.2記錄存放時應注意貯存的環境條件(溫度/濕度),以確保不變質、壞。
            4.17 質量記錄的保存期與銷毀
            4.17.1各部門按《質量記錄清單》中規定的保存期限保存本部門質量記錄。到期後銷毀。
            4.17.2文控中心監督各部門對文件的使用與質量記錄的管理是否符合規定要求。
            5.0 相關文件
            5.1文件管理印章:“受控文件/不得轉印、文件作廢、外來文件、“參考文件”章。
             
            6.0 相關表單
            6.1 《文件清單》
            6.2 《文件分發/回收記錄表》
            6.3 《文件修訂/作廢/增補發申請單》
            6.4 《外來文件清單》
            6.5作廢文件登記表
            6.6 文件借閱登記表
            6.7 《質量記錄清單》
             

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