文件和資料管理程序

1. 目的

   明確規定質量文件的控制方法和要求，確保公司各部門使用受控文件是有效的，保證質量體系的有效運行。

2. 適用范圍

   適用于質量體系文件及外來文件的控制。

3. 職責

3.1 總經理負責質量手冊批準與發布；

3.2 管理者代表負責批準程序文件及作業指導書；

3.3 辦公室負責質量體系文件管理，并對外來文件收集管理。

4. 工作程序

4.1 文件的批準和標識

4.1.1 質量文件通常都必須有：授權人員的批準簽名、明確的標題（名稱）、文件編號、版本等。外來文件則直接引用其編號、版本等。文件分為受控文件和非受控文件，公司內各個工作場所使用的文件，全部為受控文件，需蓋紅色的“受控文件”印章。非受控文件是提供給客戶或非本公司的機構，非受控文件需加蓋有“非受控文件”印章。

4.1.2 質量體系文件的編制

4.1.2.1 質量手冊由管理者代表負責編制，總經理批準；

4.1.2.2 程序文件及作業指導書由指定人員編制，部門主管審核，管理者代表批準；

4.1.3 質量體系文件的編號方法：

4.1.3.1質量手冊的編號：LHX-代號（QM）-章節號

4.1.3.2 程序文件的編號：LHX-代號（QP）－順序號

4.1.3.3 作業指導書的編號：LHX-代號（WI）--順序號

4.1.3.4質量記錄的編號：LHX-代號（QR）/文件編號－順序號

4.1.3.5 其它文件的編號由各部門自行規定

4.2 質量體系文件的發放

由管理者代表負責確定文件持有者的清單，文件管理員根據文件持有者清單進

行發放，并在《文件發放登記表》進行登記。

4.3質量體系文件和資料的保管和借閱。

4.3.1質量體系文件和資料的受控原版由辦公室的文件管理員負責統一歸文件保存。

4.3.2質量體系文件和資料的受控副本，由相應部門持有人負責保管。

4.3.3如公司內部員工需要暫時借閱某種質量體系文件和資料，應到辦公室文件管理員辦理借閱和歸還手續。

4.4質量體系文件和資料的有效控制

4.4.1為確保公司質量體系文件和資料的有效性能夠得到控制，對其采用版本號、修改狀態號來控制最新版本。版本號采用數字為A、B、C------，表示第一版、第二版、第三版------；修改狀態號采用阿拉伯數字0、1、2------，表示未經修改、第一次修改、第二次修改------；狀態號最高是9，當超過9次時，全部文件換版，即由A版升為B版。特殊情況下的換版不受此限制。

4.4.2文件管理員應按質量體系文件和資料的類別，編制最新的《文件清單》，以確保各部門使用最新版本的文件和資料。

4.4.3質量體系文件除了注明生效日期外，其余的均以批準日期為準。

4.5質量體系文件和資料的修改

4.5.1公司質量體系運作過程中的各種因素均可導致質量體系文件和資料的更改，其更改的理由各相關部門提出。如屬不致使質量體系變動的簡單文字、符號等內容修改，可由文件管理員以手改方式直接在程序文件上進行修改；如屬質量體系的重大變動修改，由各部門相應人員填寫《文件修改申請表》，交由文件審批人員審批后，并交文件管理員。

4.5.2文件管理員接到《文件修改申請表》后，應對受控原件按要求進行更改，按本程序第4.1.2條之規定人員進行審批后，復印更改頁加蓋紅色“受控”印章，按《文件發放登記表》向所有持有人進行發放，并換回舊版本。

4.5.3質量體系文件和資料的非受控副本不受質量體系文件和資料修改的控制。

4.6 外來文件的控制

4.6.1 外來文件是指與公司經營業務有關的政府法規、技術標準（國家和國際）。辦公室負責收集和確認公司需使用的各類外來文件，并建立《外來文件清單》。

辦公室可通過與標準情報機構建立聯系或通過上網查詢等方式獲取外來文件的最新版本，如其它部門或其它人員在報紙、報刊等媒介發現有關與公司經營業務有關的法律、法規，都應摘錄并遞交到辦公室存文件。

4.6.2 必要時辦公室文件管理員負責外來文件的發放給相關部門，做好發放登記。

4.6.3 當收到新版的外來文件時，由管理者代表進行審查確認后，由文件管理員及時更新《外來文件清單》。在發放新文件的同時，應收回作廢的文件或做出“作廢”的標識。

4.7 在管理評審前，由管理者代表總結在這體系運行過程中的情況，必要時組織相關部門及人員對文件的適宜性進行評審，并將評審結果作為管理評審的輸入。在評審過程中可能會導致某些文件會進行更改，其更改手續按本程序第4.5條款之要求實施。

4.8 文件和資料的處理

4.8.1 作廢的文件和資料經原文件審批人批準后統一銷毀。

4.8.2 對于已作廢的文件和資料，如有保存價值（如公司為法律知識積累目的而保留的），應由文件管理員統一集中保管，其上應加蓋“作廢”印章，并予以登記。

4.9 電子文檔的控制

4.9.1 公司各部門所使用的電子文檔應定期進行備份，涉及到如公司經營機密的文件應設置相應閱讀權限，其余的文件可放到共享文檔中。

4.9.2 網絡管理員或外委網絡維護供方應定期對公司的網絡進行維護。

5. 相關文件

6. 相關記錄

6.1《文件清單》                    LHX-QR/QP001-01

6.2《文件發放登記表》              LHX-QR/QP001-02

6.3《文件修改申請單》              LHX-QR/QP001-03